¿Sabes qué gastos son deducibles para un autónomo? ¿Cuáles se pueden rechazar desde la Agencia Tributaria? Como seguro que ya sabes, los trabajadores por cuenta propia (también llamados autónomos) pueden desgravarse alguno de sus desembolsos, siempre y cuando cumplan una serie de requisitos. Pero, antes de nada, ¿qué significa poder desgravar ciertos gastos?
El término de desgravar significa reducir la cifra total de impuestos asociada a un gasto, mientras que deducir implica que esta reducción sea parcial. Es importante saber este matiz y, por supuesto, hacer la Declaración de la Renta de la mejor forma posible para que eso no nos cree problemas con Hacienda, ya que deducir o desgravar tiene carácter legal.
¿Cuáles son los gastos deducibles de un autónomo?
Los gastos deducibles son aquellos que un autónomo puede restar de sus ingresos para reducir la base imponible y, por ende, el importe a pagar en impuestos. Estos gastos deben estar directamente relacionados con la actividad económica del autónomo. Algunos de los gastos más comunes incluyen:
- Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y otros bienes necesarios para la actividad.
- Suministros: gastos de electricidad, agua, gas, telefonía e internet relacionados con el lugar de trabajo.
- Alquiler de local: si el autónomo desarrolla su actividad en un local arrendado, el importe del alquiler es deducible
- Material de oficina y consumibles: papelería, equipos informáticos y otros materiales necesarios para el desempeño de la actividad.
- Gastos de formación: cursos, talleres y seminarios que mejoren las competencias profesionales del autónomo.
- Seguros profesionales: primas de seguros relacionados con la actividad, como responsabilidad civil o seguros de salud para el autónomo.
- Gastos de desplazamiento y dietas: viajes y manutención relacionados con la actividad, siempre que estén debidamente justificados.
- Amortizaciones: la depreciación de bienes de inversión afectos a la actividad, como maquinaria o vehículos.
Requisitos para deducir un gasto como autónomo
Llamaremos «gasto» a cualquier desembolso que se ha realizado por necesidad para poder llevar a cabo una actividad económica. Para poder desgravar o deducir los gastos de los autónomos, se debe contar con una serie de requisitos fijados desde Hacienda:
- El gasto debe estar vinculado o relacionado con la actividad económica que realiza el autónomo, o tal y como dice la Agencia Tributaria: “estén afectos a la misma”. Esto quiere decir que un fotógrafo podrá desgravarse la compra de un portátil o de una cámara, pero no la compra de un bien que no esté relacionado con su actividad.
- Este desembolso por parte del autónomo, debe contar con una factura que justifique el gasto deducible. En ocasiones puede valer con el tique o la factura simplificada, siempre que aparezcan los datos fiscales.
- El consumo debe estar registrado, a nivel contable, en los libros de gastos del autónomo que hará la Declaración de la Renta.
¿Cuáles son los gastos deducibles para un autónomo?
Hay dos tipos de gastos deducibles para un autónomo: aquellos desgravables en el IRPF y aquellos sobre el IVA soportado. Los primeros hacen referencia a los gastos que Hacienda permite deducir de las ventas e ingresos de tu actividad y que sirven para calcular el beneficio de la misma. Esos beneficios será el indicador para aplicar el porcentaje del IRPF que corresponde.
Respecto al IVA soportado, impuesto indirecto que asumimos cuando compramos un servicio o bien, no siempre es deducible. Para que nos podamos beneficiar de esta reducción, debe cumplir con los requisitos que ya hemos mencionado (relación con la actividad económica, la existencia de una factura y que esté registrado en el libro contable). Además, el IVA será deducible en función del porcentaje que el gasto afecte a la actividad. Es decir, si la compra de un bien se imputa a la actividad en un 30%, su desgravación correspondiente será en la misma proporción: 30%.
Por tanto, los gastos que son deducibles para un autónomo según Hacienda son:
- Consumos de explotación: O, en otras palabras, la compra de materiales necesarios para desarrollar la actividad económica. Estos son materias primas y auxiliares, mercaderías, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.
- Salarios: Los pagos de los sueldos de los trabajadores, dietas, pagas extraordinarias, premios e indemnizaciones, pagos en especies y asignaciones para viajes.
- Seguridad Social: en este apartado se incluyen las cuotas de autónomo.
- Gastos de personal: formación, indemnizaciones, los seguros de accidente del personal contratado y contribuciones a planes de pensiones y planes de previsión social empresarial.
- Arrendamientos y cánones: alquileres, leasing de vehículos y otros bienes que no sean terrenos, solares u otros activos no amortizables, es decir, que no pierdan su valor a lo largo del tiempo.
- Suministros domésticos: para aquellos trabajadores independientes que ejerzan su actividad desde casa, puedes desgravarse hasta el 30% de servicios como luz o agua. Es decir, se puede deducir algunos gastos de tu vivienda habitual, habiéndolo declarado previamente a Hacienda mediante los modelos 037 o 036.
- Reparaciones y conservación: los gastos derivados de arreglos y procesos de conservación de bienes materiales necesarios para realizar tu profesión. En caso de que se trate de una mejora podría no incluirse, como por ejemplo, una reforma del baño.
- Servicios de profesionales independientes: la contratación de asesores, abogados, notarios, economistas y cualquier otro profesional que ejerza un servicio vinculado a la actividad que se realiza.
- Dietas de manutención: son deducibles pero debes saber que tienen ciertos límites. Un autónomo podrá desgravarse 26,67 euros diarios cuando no pernocte y 53,34 euros en caso de que sí lo haga. Asciende a 48 euros en el caso de que no se duerma en el extranjero y a 91,35 euros cuando sí haga noche en otro país. Por supuesto, en este caso también debe estar justificado, por lo que debe tener relación con la actividad profesional y debe ser pagado por un medio electrónico.
- Tributos deducibles: el principal es el IBI, pero hay otros como el impuesto por recogida de residuos o el Impuesto de Actividades Económicas. Las multas y sanciones no serán deducibles.
- Gastos financieros: Los intereses de préstamos o créditos también podrían deducirse, así como los recargos de Hacienda por el aplazamiento de pago de deudas e intereses generados.
- Amortizaciones y provisiones: es la pérdida de valor de las inversiones o el deterioro de ciertos bienes que afecte a la actividad profesional.
Respecto a los gastos que se pueden desgravar sobre el IVA soportado, algunos coinciden con los del IRPF:
- Consumos de explotación
- Arrendamientos y cánones
- Servicios de profesionales independientes
- Otros servicios exteriores, tributos o bienes de inversión
Otros, por su parte, contemplan una desgravación especial como la compra del vehículo que puede alcanzar el 50%, así como las reparaciones o el repostaje, entre otros. En el caso de taxistas, autoescuelas o transporte de mercancías, podrán deducir el IVA al 100%.
¿Puedo deducir gastos si no tengo ingresos?
Un mal trimestre lo puede tener cualquier negocio, más en el contexto económico, político y social actual. ¿Conviene, entonces, desgravar gastos cuando no se han tenido ingresos? ¡Depende! Para Hacienda es extraño que se generen gastos sin la existencia de beneficios, por lo que podrían poner el foco en analizar y conocer si se está cometiendo algún tipo de fraude. Por eso, si está situación se da, lo más conveniente es consultarlo con un asesor para valorar cada caso o consultar este post sobre las mejores app de ayuda para la Declaración de la Renta. Además, en último caso, siempre existe la opción de marcar la casilla ‘Sin Actividad’ y dejar el trimestre como nulo en gastos-ingresos.
Gastos fiscalmente no deducibles
No todos los gastos son deducibles. Algunos ejemplos de gastos no deducibles incluyen:
- Gastos personales: aquellos que no están relacionados con la actividad económica.
- Multas y sanciones: no son deducibles fiscalmente.
- Donaciones y liberalidades: salvo algunas excepciones previstas por la ley.
Preguntas frecuentes sobre los gastos deducibles
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?
Un gasto solo se considera deducible si es necesario para el desarrollo de tu actividad, si está respaldado por una factura válida que incluya tus datos fiscales y si está correctamente anotado en tus libros contables. No vale un ticket sin información, ni gastos vagos que no puedas justificar. Cuando Hacienda revisa un gasto, lo primero que analiza es si existe una relación directa entre ese coste y la actividad que realizas. Cuanto más clara sea esa relación, más fácil será deducirlo sin problemas.
¿Qué diferencia hay entre un gasto deducible en IRPF y uno en IVA?
Los gastos deducibles funcionan de manera distinta en el IRPF y en el IVA. En el IRPF se deduce el gasto completo, es decir, la base imponible de la factura. En cambio, en el IVA solo puedes deducir el IVA soportado de los gastos vinculados a tu actividad. Por ejemplo, si compras un ordenador por 1.210 euros, podrás deducir 1.000 euros en IRPF y los 210 euros de IVA si ese ordenador lo usas para trabajar. Si el uso es mixto (parte laboral, parte personal), solo será deducible la proporción correspondiente a tu actividad profesional.
¿Puedo deducir gastos de mi vivienda si trabajo desde casa?
Sí, pero no tu vivienda completa. Solo puedes deducir una parte proporcional a los metros cuadrados de tu casa que declares como zona de trabajo ante Hacienda. Esa proporción puede aplicarse a gastos como el alquiler, los suministros, la comunidad o el IBI. En IVA, sin embargo, la normativa es más estricta y solo permite deducir una parte del consumo de luz, agua, gas, internet y teléfono. La clave está en que puedas demostrar que una zona concreta de tu casa está afectada a la actividad y que has comunicado ese espacio en tu modelo censal (036 o 037).
¿Puedo deducir el coche como autónomo?
Deducir el coche es una de las cuestiones más delicadas ante Hacienda. En IVA solo se permite deducir el 100 % si demuestras que el vehículo se usa únicamente para tu actividad, algo que es muy difícil salvo en sectores muy concretos. Por defecto, Hacienda permite deducir el 50 % del IVA para vehículos con uso mixto. En IRPF la normativa es más rígida: solo puedes deducir el coche si lo afectas al 100 % de tu actividad, lo que normalmente solo está justificado en profesiones como taxistas, agentes comerciales, repartidores, autoescuelas o transportistas.
¿Las comidas con clientes son deducibles?
Sí, pero deben estar muy bien justificadas. Hacienda permite deducir comidas y atenciones a clientes o proveedores siempre que existan pruebas de que la reunión tenía un fin profesional. No sirve decir “reunión comercial”: necesitas factura completa a tu nombre, pago con tarjeta para identificar al pagador y un coste razonable. En el caso de los autónomos existe un límite diario de 26,67 euros en España o 48,08 euros en el extranjero. Es un gasto deducible, pero siempre bajo la lupa: Hacienda lo revisa con frecuencia.
¿Puedo deducir formación, cursos o material educativo?
Por supuesto. Todo lo que te permita mejorar tus competencias profesionales es deducible. Esto incluye másteres, cursos especializados, seminarios, libros técnicos y formación online. Lo importante es que exista una vinculación directa con tu actividad. Si eres fotógrafo, un curso de edición es perfectamente deducible. Pero si eres peluquero y haces un curso de repostería creativa, Hacienda lo rechazará porque no existe relación con tu actividad.
¿Las suscripciones digitales y el software son deducibles?
Sí, siempre que tengan un uso profesional. Programas como Microsoft 365, Adobe, herramientas de diseño, software de facturación, CRM, hosting web, plataformas en la nube o aplicaciones de productividad son totalmente deducibles. Además, suelen incluir IVA, por lo que también puedes deducirlo si están vinculados a tu actividad. Es recomendable guardar todos los justificantes de pago, especialmente si son suscripciones mensuales.
¿Los seguros son deducibles?
Depende del tipo de seguro. El seguro de responsabilidad civil es deducible para autónomos porque es un gasto necesario para ejercer la actividad. Lo mismo ocurre con el seguro del local o el seguro del coche usado para el trabajo. Los seguros de salud también son deducibles en IRPF, aunque con un límite de 500 euros por persona (1.500 si tienes familiares con discapacidad). En cambio, los seguros personales o los que no tienen relación directa con la actividad no son deducibles.
¿Qué pasa si mezclo gastos personales y profesionales?
Cuando mezclas ambos tipos de gasto, Hacienda suele rechazar la deducción porque no puede determinar la parte afectada a la actividad. Por eso es muy recomendable tener una cuenta bancaria separada para tu negocio y evitar gastos ambiguos. Si un gasto tiene uso mixto, como el móvil o el internet, podrás deducir solo la parte proporcional que uses profesionalmente, pero debes poder justificarlo de forma razonable.
¿Qué ocurre si Hacienda no acepta un gasto que he deducido?
Si Hacienda determina que un gasto no es deducible porque no está relacionado con la actividad o no cuenta con la justificación adecuada, puede obligarte a devolver la deducción obtenida, añadir intereses de demora e incluso imponer sanciones si considera que hubo intención de engañar. Por eso es fundamental conservar todas las facturas, justificantes y registros contables, así como poder explicar la necesidad de ese gasto en tu actividad profesional.
¿Los viajes de trabajo son deducibles?
Sí, siempre que puedas demostrar que el viaje se realizó exclusivamente por motivos laborales. Esto incluye billetes de avión o tren, hoteles, peajes, aparcamientos o kilometraje si usas tu propio vehículo. La clave está en tener factura completa y una justificación clara del motivo: asistir a una feria, visitar a un cliente, impartir una formación… Los viajes que mezclan ocio y trabajo suelen generar problemas si no se diferencian correctamente.
¿Qué gastos revisa más frecuentemente Hacienda?
Los más revisados son los gastos de vehículo, comidas y viajes, compras de ordenadores o móviles, formación no relacionada con la actividad, suministros y gastos de vivienda afectos a la actividad. Hacienda examina especialmente los gastos que pueden tener un uso personal, por lo que siempre debes estar preparado para justificar su relación con tu trabajo.
