Ser autónomo en España implica mucho más que facturar y cobrar a final de mes. Uno de los grandes retos del trabajo por cuenta propia es entender y gestionar correctamente los gastos, ya que de ellos depende tanto la rentabilidad del negocio como la cantidad de impuestos que se pagan. Muchos autónomos descubren demasiado tarde que no basta con ganar dinero: hay que saber qué se puede deducir, qué gastos son fijos, cuáles varían cada mes y cómo afectan a la cuota, al IVA y al IRPF.
Además, no todos los gastos son iguales ni todos los autónomos tienen los mismos costes. Un diseñador que trabaja desde casa no tiene los mismos gastos que un fontanero, un repartidor o un pequeño comerciante. Por eso, en este artículo vamos a repasar los gastos de un autónomo en España, diferenciando entre gastos fijos y variables, explicando cuánto se suele pagar al mes y resolviendo las dudas más habituales con ejemplos reales y claros.
Gastos fijos de un autónomo
Los gastos fijos son aquellos que el autónomo tiene que pagar de forma recurrente, normalmente todos los meses, independientemente de que facture más o menos. Son los gastos que hay que asumir incluso cuando el negocio no va bien, por lo que conviene tenerlos muy controlados.
Cuota de autónomos
Es el gasto fijo más conocido y, para muchos, el más pesado. Todo autónomo dado de alta en el RETA debe pagar una cuota mensual a la Seguridad Social.
- La cuantía depende de los ingresos reales (nuevo sistema por tramos).
- Existe la tarifa reducida para nuevos autónomos durante los primeros meses, si se cumplen los requisitos.
- Es un gasto obligatorio y no depende de la facturación mensual.
Este gasto hay que tenerlo siempre presente al calcular la viabilidad del negocio.
Alquiler del local u oficina
Si el autónomo trabaja desde un local, oficina o despacho alquilado, el alquiler es otro gasto fijo importante.
Incluye:
- Renta mensual.
- Gastos de comunidad si no están incluidos.
- En algunos casos, IBI repercutido.
En el caso de trabajar desde casa, solo se puede deducir una parte proporcional, y siempre cumpliendo ciertos requisitos.
Suministros
Los suministros son gastos habituales cuando se trabaja desde un local o desde casa:
- Electricidad.
- Agua.
- Gas.
- Internet.
- Teléfono.
En locales afectos al 100 % a la actividad suelen ser totalmente deducibles. En vivienda habitual, la deducción es parcial y debe justificarse correctamente.
Gestoría o asesoría
La mayoría de autónomos cuenta con una gestoría para llevar impuestos, contabilidad y obligaciones fiscales.
Es un gasto fijo mensual que suele incluir:
- Presentación de impuestos.
- Asesoramiento básico.
- Atención a requerimientos.
Aunque no es obligatorio, es muy recomendable para evitar errores y sanciones.
Seguros obligatorios o necesarios
Dependiendo de la actividad, el autónomo puede necesitar:
- Seguro de responsabilidad civil.
- Seguro del local.
- Seguro profesional.
En muchos sectores no son opcionales, sino imprescindibles para trabajar con tranquilidad.
Gastos variables
Los gastos variables son aquellos que cambian en función de la actividad, del volumen de trabajo o del mes. No todos los autónomos los tienen siempre ni en la misma cantidad.
Material y consumibles
Incluye todo aquello necesario para desarrollar la actividad:
- Materias primas.
- Herramientas.
- Papelería.
- Software o licencias.
Estos gastos pueden variar mucho de un mes a otro y deben estar correctamente justificados con factura.
Transporte y desplazamientos
Muchos autónomos necesitan desplazarse para trabajar. Aquí entran:
- Combustible.
- Peajes.
- Transporte público.
- Mantenimiento del vehículo.
La deducibilidad depende de si el vehículo está afecto a la actividad y de cómo se justifique el uso profesional.
Dietas y manutención
Las dietas pueden deducirse en determinados casos:
- Cuando el gasto está relacionado con la actividad.
- Pagadas por medios electrónicos.
- En establecimientos de hostelería.
No se trata de cualquier comida, sino de gastos vinculados al trabajo.
Marketing y publicidad
Cada vez más autónomos invierten en:
- Publicidad online.
- Diseño web.
- Redes sociales.
- Posicionamiento.
Son gastos variables, pero muy habituales, especialmente en actividades digitales.
Formación
Cursos, talleres o formación relacionada con la actividad también pueden considerarse gasto, siempre que exista una relación clara con el trabajo que se desarrolla.
¿Qué gastos tiene un autónomo al mes?
No existe una cifra única, pero sí se pueden establecer rangos orientativos para entender cuánto suele gastar un autónomo al mes en España.
Autónomo con actividad sencilla desde casa
Por ejemplo, un profesional digital que trabaja desde casa puede tener:
- Cuota de autónomos.
- Parte de suministros.
- Gestoría.
- Software y herramientas online.
En estos casos, los gastos mensuales pueden ser relativamente contenidos, aunque la cuota siempre pesa.
Autónomo con local y actividad presencial
Un comercio, bar o profesional con local suele asumir:
- Cuota de autónomos.
- Alquiler.
- Suministros completos.
- Seguros.
- Material.
- Gestoría.
Aquí los gastos fijos mensuales son mucho más elevados y requieren una facturación constante para ser sostenibles.
Importancia de separar gastos personales y profesionales
Uno de los errores más comunes es mezclar gastos personales con los del negocio. Para tener una visión real:
- Conviene usar cuentas bancarias separadas.
- Registrar todos los gastos correctamente.
- Guardar facturas y justificantes.
Esto facilita el control financiero y evita problemas con Hacienda.
Preguntas frecuentes
¿Todos los gastos de un autónomo son deducibles?
No. Para que un gasto sea deducible debe:
- Estar relacionado con la actividad.
- Estar justificado con factura.
- Estar correctamente registrado.
No todo lo que se paga puede deducirse fiscalmente.
¿Puedo deducir gastos de casa si trabajo desde ella?
Sí, pero solo una parte proporcional y cumpliendo ciertos requisitos formales. No se puede deducir el 100 % de los gastos domésticos.
¿Qué pasa si un mes no facturo?
Los gastos fijos siguen existiendo, especialmente la cuota de autónomos. Por eso es clave tener un colchón financiero.
¿Es obligatorio tener gestoría?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable, especialmente si no se dominan las obligaciones fiscales.
¿Qué gasto suele ser el más alto para un autónomo?
Depende de la actividad, pero en muchos casos la cuota de autónomos y el alquiler son los gastos que más pesan mes a mes.
