Solicitar una fotocopia del DNI es algo frecuente en hoteles, gimnasios o al contratar servicios, pero ¿es legal y seguro? Aunque en muchos casos se pide por rutina, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) considera que esta práctica puede constituir un tratamiento excesivo de datos personales sin justificación legal clara. Hoy te contamos cuándo es legar solicitarlo y cuándo no.

¿Es legal que te soliciten una fotocopia del DNI?

En términos generales, sí puede ser legal, pero sólo en circunstancias específicas donde exista una base legal clara (como la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales o la normativa de personal laboral), y siempre que esté justificado por la finalidad concreta de la solicitud.

La AEPD ha advertido en numerosas resoluciones que pedir o conservar una fotocopia del DNI sin necesidad legal expresa puede constituir una infracción grave del RGPD, especialmente porque implica tratar datos sensibles de forma innecesaria.

Por ejemplo, un hotel que escanee o fotocopie tu DNI para fines distintos del registro obligatorio podría estar vulnerando la normativa de protección de datos.

Normativa sobre la copia del DNI

Principio de minimización (RGPD, art. 5.1.c)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que sólo deben recogerse los datos estrictamente necesarios. La AEPD considera que una fotocopia completa del DNI contiene información extra innecesaria (fotografía, nombres de los padres, fecha de caducidad, etc.).

Real Decreto 522/2006

Según este real decreto, en los procedimientos de la Administración Pública no pueden exigir fotocopias del DNI, debiendo verificarse a través del Sistema de Verificación de Identidad, salvo que el solicitante no consienta, en cuyo caso podría aportar la fotocopia.

Límites en el sector del hospedaje

El Real Decreto 933/2021 obliga al registro de viajeros, pero no autoriza guardar copias del DNI. La AEPD ha enfatizado que esta práctica vulnera el principio de minimización 

¿Quién me puede pedir una fotocopia del DNI?

Existen casos concretos y justificados legalmente donde sí se puede pedir y aceptar fotocopias del DNI:

• Entidades financieras y bancos: al abrir cuentas, solicitar créditos o servicios de inversión, debido a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales.
• Agencias de seguros o intermediarios financieros que ofrecen productos regulados.
• Contratos laborales presenciales para registrarlos ante la Seguridad Social, donde se puede escanear el DNI del empleado.
• Trámites notariales, registrales o de gestoría donde se exige prueba documental de identificación 

¿Cómo hacer una fotocopia de DNI de manera segura?

Si tu caso requiere aportar una copia del DNI con base legal:

• Difumina o pixelar la firma, domicilio o CAN si no son necesarios.
• Añade marca de agua indicando la finalidad, por ejemplo: “Sólo para apertura de cuenta en banco X”.
• Envía por canal seguro, preferiblemente por plataforma cifrada o con acceso restringido y no por correo electrónico abierto.
• Solicita que te informen sobre cuánto tiempo conservarán la copia y cómo se destruirá luego.

¿Es peligroso dar fotocopia del DNI?

Sí. Facilitar una fotocopia del DNI, especialmente la cara posterior con la firma y número de soporte, implica riesgos altos de:

• Suplantación de identidad, como solicitud de créditos fraudulentos o clonación de servicios.
• La AEPD ha señalado que es una práctica excesiva y vulnerable, y ha multado a empresas por exigirla sin justificación válida

¿Qué pueden hacer con tu fotocopia de DNI?

Una copia completa del DNI puede ser utilizada para cometer fraudes como:

• Abrir cuentas bancarias a tu nombre.
• Solicitar préstamos rápidos o tarjetas de crédito.
• Registrarte en plataformas de apuestas o servicios online.
• Usar tus datos para contratar servicios en tu nombre