A veces, lo que marca la diferencia entre una nómina ajustada y una retención excesiva no está en el sueldo, sino en un simple papel: el modelo 145 del IRPF. Detrás de su nombre técnico se esconde un documento fundamental que garantiza que tus impuestos se calculen de manera justa, teniendo en cuenta tu situación personal y familiar.
Rellenarlo bien es más importante de lo que parece: es la forma de comunicar a tu empresa quién eres realmente a ojos de Hacienda, si tienes hijos, pareja, ascendientes a cargo o deducciones que te correspondan. En Dineo te explicamos paso a paso qué es, para qué sirve y cómo rellenarlo correctamente, para que tu próxima declaración no te coja por sorpresa.
¿Para qué sirve el modelo 145 del IRPF?
Cuando hablamos de impuestos, la palabra “retención” suena lejana, pero en realidad te acompaña cada mes en tu nómina. El modelo 145 es el documento que permite ajustar esas retenciones a tu situación real.
Su función es comunicar a tu pagador, empresa o entidad pública, tus datos personales y familiares, que influyen directamente en el porcentaje de IRPF que te aplican en el salario. Si está bien presentado, evitarás que te retengan más de lo necesario o que tengas que pagar de golpe en la declaración anual.
Entre los datos que recoge están:
- Tu situación familiar (estado civil, hijos, ascendientes a cargo).
- La discapacidad del trabajador o de familiares.
- Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
- Y, si corresponde, pagos por vivienda habitual adquirida antes del 1 de enero de 2013.
¿Quién debe rellenar el modelo 145 de IRPF?
Puede que no lo sepas, pero si empiezas un nuevo trabajo o cambia tu situación familiar, es probable que debas actualizar este formulario. El modelo 145 no se presenta una sola vez en la vida laboral, sino cada vez que ocurre algo que pueda modificar tu retención.
Por ejemplo: si te casas, te divorcias, tienes un hijo o uno de tus ascendientes pasa a estar a tu cargo, debes notificarlo. Estos cambios pueden alterar significativamente el cálculo de tu IRPF y evitar diferencias con Hacienda.
Deben presentarlo:
- Los trabajadores que inician una nueva relación laboral.
- Aquellos que experimentan cambios personales o familiares (nacimiento de hijos, matrimonio, divorcio, fallecimiento de un ascendiente…).
¿Cómo se rellena?
Llegado este punto, puede que pienses que rellenar el modelo es complicado, pero no lo es. Solo requiere atención y precisión. Cada dato cuenta, y una información incorrecta puede afectar a tus retenciones durante todo el año.
Recuerda que el Modelo 145 consta de varios apartados:
- Datos del perceptor que efectúa la comunicación: nombre, apellidos, NIF, fecha de nacimiento y situación familiar.
- Hijos y otros descendientes: información sobre hijos menores de 25 años (o mayores si son discapacitados) que conviven con el trabajador y no tienen rentas anuales superiores a 8.000 euros.
- Ascendientes: datos de ascendientes mayores de 65 años (o menores si son discapacitados) que conviven con el trabajador y no tienen rentas anuales superiores a 8.000 euros.
- Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos: importe anual que el trabajador está obligado a satisfacer por resolución judicial.
- Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual: solo si se adquirió la vivienda antes del 1 de enero de 2013 … se cumplen ciertos requisitos.
- Fecha y firma de la comunicación: el trabajador debe firmar y fechar el documento.
- Acuse de recibo: la empresa debe firmar como prueba de que ha recibido el modelo.
¿Qué pasa si no se presenta?
Ignorar este trámite puede salir caro. Si no entregas el modelo 145 o lo haces con datos incorrectos, la empresa aplicará por defecto la retención más alta posible. Esto se traduce en un salario neto más bajo mes a mes y, en muchos casos, en una declaración anual desequilibrada: podrías acabar pagando de más o incluso enfrentarte a sanciones si la Agencia Tributaria detecta errores.
Además, proporcionar información falsa o incompleta puede considerarse infracción tributaria, con multas que van desde el 35 % hasta el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.
¿Dónde hay que presentar el modelo 145?
Este documento no se entrega a Hacienda, sino directamente a quien te paga: tu empleador o la entidad pública en el caso de pensiones. La empresa está obligada a conservarlo y aplicar las retenciones según la información que facilites.
Hoy en día, muchas empresas permiten hacerlo de forma digital, a través de su portal del empleado o correo corporativo, lo que facilita su actualización en cualquier momento del año.
Recuerda: si cambias de trabajo, debes volver a presentarlo en tu nueva empresa. No se transfiere automáticamente.
¿Cuándo hay que presentar o actualizar el Modelo 145?
El Modelo 145 no tiene una fecha fija anual obligatoria, pero sí debe presentarse o actualizarse cada vez que se produce un cambio que pueda afectar al cálculo de tus retenciones de IRPF.
Los momentos más habituales para presentarlo o revisarlo son:
- Al iniciar un nuevo trabajo: es obligatorio entregarlo a la nueva empresa antes de la primera nómina.
- A comienzos de año: aunque no haya cambios, muchas personas lo revisan para ajustar retenciones.
- Cuando cambia tu situación personal o familiar, por ejemplo:
- Nacimiento o adopción de un hijo.
- Matrimonio, separación o divorcio.
- Fallecimiento de un ascendiente a cargo.
- Reconocimiento de una discapacidad.
- Cuando cambian tus circunstancias económicas, como el inicio o final de una pensión compensatoria.
Los cambios no tienen efecto retroactivo. La empresa aplicará la nueva retención solo en las nóminas futuras, desde el momento en que entregas el modelo actualizado.
Modelo 145 y declaración de la renta: cómo se relacionan
Uno de los errores más comunes es pensar que el Modelo 145 “sustituye” a la declaración de la renta. No es así.
El Modelo 145 sirve para ajustar los pagos a cuenta del IRPF, es decir, lo que te van reteniendo mes a mes en la nómina. La declaración anual es donde Hacienda hace el ajuste definitivo.
Esto implica varias cosas importantes:
- Si comunicas correctamente tus datos, las retenciones serán más ajustadas a tu situación real.
- Si comunicas menos información de la que corresponde:
- Tendrás más dinero en la nómina.
- Pero podrías pagar más en la declaración.
- Si comunicas más información (o una situación más conservadora):
- Tendrás menos neto mensual.
- Pero reducirás el riesgo de pagar de golpe en la renta.
El Modelo 145 no evita pagar impuestos, solo reparte mejor el esfuerzo fiscal durante el año, de acuerdo con las normas de la Agencia Tributaria.
Errores frecuentes al rellenar el Modelo 145
Rellenar mal este documento es más habitual de lo que parece. Algunos errores comunes pueden afectar a tu nómina durante meses.
Los más frecuentes son:
- No comunicar el nacimiento de un hijo, perdiendo una reducción importante en la retención.
- Marcar incorrectamente la situación familiar (por ejemplo, soltero cuando corresponde otra).
- No actualizar el modelo tras un divorcio o separación.
- Confundir convivencia con dependencia económica real.
- Declarar deducción por vivienda habitual sin cumplir los requisitos (solo válida para compras anteriores a 2013).
- No informar de una discapacidad reconocida oficialmente.
- Pensar que la empresa “lo ajusta sola” sin necesidad del modelo.
Ante la duda, revisa el modelo con calma o consulta a RRHH. Un dato mal marcado puede afectar a todas tus nóminas del año.
¿Quién NO tiene que presentar el Modelo 145?
No todas las personas están obligadas a rellenar este formulario. Es importante aclararlo para evitar confusiones.
No deben presentar el Modelo 145:
- Autónomos, ya que no tienen nómina ni retenciones salariales.
- Personas sin pagador que practique retenciones (en algunos subsidios).
- Personas que no perciben rendimientos del trabajo.
- Quienes ya no tienen relación laboral activa.
Además, recuerda que:
- No se presenta directamente a Hacienda.
- Siempre se entrega al pagador (empresa, administración, entidad pagadora de pensiones).
Documentación recomendable antes de rellenar el Modelo 145
No siempre es obligatorio adjuntar documentos, pero sí es muy recomendable tenerlos a mano para evitar errores:
- Libro de familia o resolución judicial de adopción.
- Certificado oficial de discapacidad.
- Resolución judicial de pensión compensatoria o anualidades por alimentos.
- Escritura de compra de vivienda (si aplica deducción antigua).
- Resoluciones de dependencia o convivencia acreditada.
Esto te ayudará a comunicar datos correctos y defendibles en caso de revisión.
Ejemplo práctico sencillo del Modelo 145
Imagina este caso:
- Trabajador soltero, sin hijos.
- Retención aplicada: 14 %.
- Nómina neta mensual: X €.
En junio nace su primer hijo, pero no actualiza el Modelo 145.
Consecuencias:
- Sigue pagando una retención más alta de la necesaria.
- En la declaración anual, le saldrá a devolver.
- Durante meses ha tenido menos liquidez mensual.
Si actualiza el Modelo 145:
- La empresa reduce la retención desde la siguiente nómina.
- El neto mensual aumenta.
- La declaración queda más equilibrada.
Preguntas frecuentes sobre el Modelo 145
¿Es obligatorio presentar el Modelo 145?
Sí, es obligatorio para que el pagador pueda aplicar correctamente las retenciones del IRPF.
¿Qué ocurre si no presento el Modelo 145?
Si no se presenta, el pagador aplicará la retención correspondiente a la situación menos favorable, lo que puede resultar en una mayor retención y, por tanto, un menor salario neto.
¿Puedo presentar el Modelo 145 de forma telemática?
Aunque el modelo se entrega al pagador y no a la Agencia Tributaria, algunas empresas permiten su presentación a través de plataformas digitales o correo electrónico.
¿Qué sucede si proporciono información incorrecta en el Modelo 145?
Proporcionar datos falsos, incompletos o inexactos puede considerarse una infracción tributaria y conllevar sanciones que oscilan entre el 35% y el 150% de las cantidades que se hubieran dejado de retener.
¿Cada cuánto conviene revisar el Modelo 145?
Al menos una vez al año o cada vez que cambie tu situación personal, familiar o económica.
¿Puedo cambiar el Modelo 145 varias veces al año?
Sí. Puedes actualizarlo tantas veces como sea necesario si hay cambios que afecten a la retención.
¿La empresa puede negarse a aplicar el cambio?
No. Si el modelo está correctamente cumplimentado, la empresa debe aplicarlo en las nóminas siguientes.
¿Qué pasa si comunico el cambio tarde?
No hay sanción automática, pero habrás soportado una retención incorrecta durante ese tiempo.
¿Puedo corregir un Modelo 145 mal entregado?
Sí. Basta con presentar uno nuevo con los datos correctos. El último sustituye al anterior.
