El certificado de empresa es el documento que comunica al SEPE los datos laborales y de cotización necesarios para valorar una solicitud de prestación por desempleo. La empresa debe enviarlo electrónicamente, por lo general a través de Certific@2, y el trabajador puede consultar y descargar una copia en la sede electrónica del SEPE. Si no aparece o contiene errores, conviene contactar con la empresa cuanto antes y presentar la solicitud de prestación dentro del plazo que corresponda.
Este certificado no es lo mismo que la carta de despido, el finiquito o la vida laboral. Su función es trasladar al Servicio Público de Empleo Estatal información sobre la relación laboral y su finalización. El SEPE utiliza esos datos para estudiar si la persona se encuentra en situación legal de desempleo y, cuando proceda, calcular la prestación.
Qué información contiene el certificado
El documento identifica a la empresa y a la persona trabajadora e incluye datos sobre la relación laboral, como las fechas de alta y baja y la causa de suspensión o extinción. También recoge información de cotización, necesaria para determinar la prestación.
Entre otros datos, puede incluir las bases de cotización de los últimos 180 días trabajados, salvo que el contrato haya durado menos, y las vacaciones retribuidas que no se hayan disfrutado al finalizar la relación laboral. Estas vacaciones pueden afectar a la fecha desde la que empieza a contar el plazo para pedir la prestación. (SEPE: certificado de empresa)
Es importante revisar que la causa de cese y las fechas sean correctas. El certificado aporta información al SEPE, pero no equivale a una resolución que conceda automáticamente el paro: la Administración comprueba los requisitos de la prestación a partir de la solicitud y de los datos disponibles.
Quién debe enviarlo y en qué plazo
La obligación de enviar el certificado corresponde a la empresa. El envío electrónico es obligatorio para las empresas y demás sujetos responsables de cotizar a la Seguridad Social. La remisión se realiza normalmente mediante la aplicación Certific@2 y sustituye la entrega del certificado en papel para su presentación en las oficinas del SEPE. (SEPE: envío electrónico del certificado, SEPE: qué es Certific@2)
La normativa establece que, si la persona ha comunicado previamente que va a solicitar una prestación, la empresa debe enviar el certificado cuando se produce el cese, la suspensión o la reducción de jornada. Si lo solicita más tarde, debe remitirlo al día siguiente de recibir la petición. Para las comunicaciones realizadas a través de Certific@2, la regulación general fija un plazo de diez días desde el día siguiente a la situación legal de desempleo. (Orden TIN/790/2010, Orden TAS/3261/2006)
La empresa debe remitir el certificado incluso si la persona trabajadora no solicita una prestación. También debe hacerlo cuando se produce una baja voluntaria. Eso no significa que en ese caso se tenga derecho a cobrar el paro: el envío del documento y el cumplimiento de los requisitos para acceder a una prestación son cuestiones distintas. (SEPE: preguntas frecuentes sobre prestaciones)
Cómo consultar el certificado en el SEPE
El certificado puede consultarse en la sede electrónica del SEPE, en el servicio de consulta de certificados de empresa enviados. Para acceder, hay que identificarse con un medio admitido, como Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico. Desde el servicio se pueden consultar los datos transmitidos y obtener una copia en PDF con un código seguro de verificación. (SEPE: consulta de certificados de empresa, Guía del SEPE para consultar y descargar certificados)
Si el certificado todavía no aparece, puede deberse a que la empresa no lo ha enviado o a que la transmisión aún no se ha incorporado al sistema. Lo más útil es preguntar a la empresa si lo ha remitido y solicitar una copia o el justificante de envío. La aplicación Certific@2 genera un resguardo cuando registra la comunicación.
Qué hacer si no lo envían
Si el certificado no figura en la consulta, contacta por escrito con la empresa o con su gestoría. Indica la fecha de finalización de la relación laboral y pide que lo remitan al SEPE. Guarda el correo o cualquier respuesta como justificante de la gestión.
No retrases la solicitud de la prestación únicamente porque no aparezca el certificado. Para la prestación contributiva, el plazo general es de 15 días hábiles desde la situación legal de desempleo. Si hay vacaciones retribuidas y no disfrutadas, el plazo empieza al terminar el periodo equivalente. El SEPE permite presentar la solicitud sin disponer de toda la documentación: registrará la fecha de entrada e indicará los documentos que falten y el plazo para aportarlos. (SEPE: prestación contributiva, SEPE: guía para solicitar la prestación)
Si la empresa no cumple con el envío, comunícalo al SEPE al presentar la solicitud y aporta la información que tengas. Puedes pedir cita o utilizar los canales de atención disponibles para informar de que el certificado está pendiente. Si el retraso te impide completar el trámite o la empresa no responde, conserva las solicitudes y comunicaciones realizadas y consulta con el SEPE qué documentación alternativa debes aportar en tu caso.
Qué hacer si los datos son incorrectos
Si detectas un error en las fechas, la causa del cese o las cotizaciones, solicita a la empresa que lo revise y envíe una corrección. Explica qué dato consideras incorrecto y aporta, si dispones de ellos, documentos que lo acrediten, como el contrato, las nóminas o la comunicación de extinción.
Comprueba también que el error no proceda de una confusión entre el certificado de empresa y otros documentos. Si la empresa no corrige los datos o la información afecta al reconocimiento de la prestación, comunícalo al SEPE y presenta la documentación que respalde tu versión.
Si ya estás tramitando la prestación, el certificado puede ayudarte a entender los datos utilizados por el SEPE. Para cuestiones relacionadas con el calendario de abono una vez aprobada la ayuda, puedes consultar también qué día se cobra el paro.
