Firmar el contrato de alquiler no debería ser el último paso antes de entrar en una vivienda. Si el piso está amueblado, tiene electrodomésticos o ya presenta marcas y pequeños desperfectos, conviene dejar constancia de cómo se encuentra exactamente en el momento de entregar las llaves.
Para eso sirve el inventario de un piso de alquiler. Este documento permite describir los muebles, electrodomésticos y demás elementos que se entregan con la vivienda, pero también puede utilizarse para registrar su estado, las lecturas de los contadores, el número de llaves entregadas y cualquier desperfecto que ya existiera.
No existe un modelo oficial único que haya que utilizar en todos los alquileres. Lo importante es que el inventario sea suficientemente detallado, que propietario e inquilino estén de acuerdo con su contenido y que pueda relacionarse claramente con el contrato de arrendamiento.
¿Qué es el inventario de un piso de alquiler?
El inventario es un documento en el que propietario e inquilino dejan constancia de los bienes y elementos que se encuentran en la vivienda cuando comienza el alquiler y, especialmente, del estado en el que se entregan.
Puede incluir desde muebles y electrodomésticos hasta lámparas, persianas, mandos a distancia, llaves o pequeños desperfectos en paredes y suelos.
Su utilidad no está únicamente en saber si había cuatro sillas o cinco. Un buen inventario permite comparar el estado de la vivienda al inicio y al final del contrato y diferenciar entre un daño producido durante el alquiler y un desperfecto que ya existía cuando el inquilino entró.
Esto resulta especialmente importante porque el Código Civil establece que el arrendatario debe devolver la vivienda tal como la recibió, salvo aquello que se haya deteriorado por el paso del tiempo o por una causa inevitable.
¿Es obligatorio hacer un inventario en un piso de alquiler?
La Ley de Arrendamientos Urbanos no establece, con carácter general, la obligación de elaborar un inventario de muebles y estado de la vivienda ni impone un modelo oficial para hacerlo.
Eso no significa que sea un documento poco importante.
El Código Civil establece que, cuando no se ha expresado el estado en el que se encontraba la finca al comenzar el alquiler, se presume que el arrendatario la recibió en buen estado, salvo prueba en contrario.
Precisamente por eso resulta recomendable documentar desde el principio cualquier marca, avería o desperfecto que ya exista. También beneficia al propietario, ya que permite identificar los bienes que se entregaron con el piso y el estado en el que estaban.
El inventario funciona, por tanto, como un elemento documental que puede ayudar a acreditar cuáles eran las condiciones iniciales del alquiler si posteriormente surge una discrepancia.
¿Quién debe hacer el inventario?
Puede prepararlo el propietario, una agencia inmobiliaria o incluso elaborarse conjuntamente con el inquilino.
Lo importante no es tanto quién redacta la primera versión como que ambas partes puedan revisarla antes de aceptarla.
Si el propietario entrega un inventario ya preparado, el inquilino debería comprobar físicamente cada elemento antes de firmarlo. Si descubre una mancha en el sofá, una puerta dañada o un electrodoméstico que no funciona correctamente, debería pedir que esa circunstancia quede reflejada.
De la misma manera, al propietario le interesa que aparezcan correctamente los muebles, electrodomésticos y demás elementos que deja en la vivienda.
¿Qué debe incluir el inventario de un piso de alquiler?
El inventario debería identificar primero la vivienda y el contrato al que pertenece. Es recomendable indicar la dirección, los nombres del propietario y del inquilino y la fecha en la que se realiza la comprobación.
Después puede organizarse por estancias. De esta forma resulta mucho más sencillo revisar la vivienda completa sin olvidar elementos.
Por ejemplo, en el salón pueden documentarse sofá, mesa, sillas, televisión, lámparas, persianas o cortinas. En la cocina deberían aparecer los principales electrodomésticos y el mobiliario, mientras que en dormitorios pueden registrarse camas, colchones, armarios y mesillas.
No es necesario describir hasta el último objeto sin valor del piso, pero sí conviene identificar claramente los elementos relevantes que se entregan con la vivienda.
No basta con indicar qué muebles hay: anota su estado
Un inventario que simplemente diga “sofá, mesa, cuatro sillas y televisión” ofrece información limitada.
Resulta mucho más útil especificar cómo se encuentran esos elementos.
Por ejemplo, en lugar de escribir solamente “sofá gris”, puede indicarse que está en buen estado pero presenta una pequeña mancha en el reposabrazos derecho. Si una mesa tiene un arañazo, una silla está ligeramente dañada o un armario tiene una puerta que no cierra bien, también conviene dejarlo reflejado.
El objetivo no es describir cada objeto con un nivel exagerado de detalle, sino dejar registradas aquellas circunstancias que podrían generar dudas cuando finalice el alquiler.
Cómo documentar los desperfectos que ya existen
Antes de instalarse en el piso conviene revisar especialmente paredes, suelos, puertas, ventanas, persianas, baños y cocina.
Las pequeñas marcas son precisamente las que más fácilmente pueden provocar discusiones posteriores.
Si existe una humedad, un azulejo roto, un agujero en una pared o una quemadura en una encimera, el inventario debería señalar dónde se encuentra y cómo es.
Una descripción como “desperfectos en la pared” resulta demasiado imprecisa. Es mejor indicar, por ejemplo, “dos agujeros de aproximadamente un centímetro en la pared situada detrás de la puerta del dormitorio principal”.
Las fotografías pueden complementar esta descripción.
Cómo hacer las fotos del inventario
Las fotografías son especialmente útiles porque permiten visualizar el estado de la vivienda en el momento inicial.
Conviene hacer primero imágenes generales de cada estancia y después fotografías más cercanas de los elementos relevantes y de cualquier desperfecto existente.
Lo ideal es relacionar las imágenes con el inventario mediante una numeración sencilla. Por ejemplo, si la fotografía 12 muestra un arañazo en la mesa del salón, en la descripción de la mesa puede incluirse una referencia a “Foto 12”.
También resulta útil identificar claramente la fecha en la documentación que contiene las fotografías y conservar los archivos originales. Otra opción práctica es incorporar las imágenes directamente a un anexo en PDF o a un documento que se firme junto con el inventario.
Una fotografía aislada puede resultar más difícil de relacionar posteriormente con el momento concreto en el que se realizó. Por eso es preferible que las imágenes formen parte de un conjunto organizado y vinculado al contrato.
¿Es suficiente con que las fotos tengan fecha?
La fecha asociada a una fotografía puede resultar útil, pero no conviene confiar únicamente en ella.
Los datos digitales de un archivo pueden modificarse y una fotografía por sí sola puede no explicar cuándo se hizo, a qué vivienda corresponde o qué pretendía documentar.
Una forma más ordenada de hacerlo consiste en numerar las fotografías, incorporarlas como anexo al inventario e indicar en el propio documento la fecha de la revisión.
Si ambas partes aceptan y firman el inventario y sus anexos, queda mucho más claro qué imágenes se utilizaron para reflejar el estado inicial de la vivienda.
Revisa también los electrodomésticos
No basta con comprobar que existe una lavadora o un frigorífico. Conviene comprobar también su estado y, siempre que sea posible, su funcionamiento básico antes de firmar el inventario.
Puede anotarse la marca o el modelo cuando facilite su identificación y señalar cualquier defecto visible.
Por ejemplo:
Lavadora Bosch, carga frontal. Funciona correctamente. Pequeño golpe en el lateral izquierdo. Foto 18.
Si existe un electrodoméstico que no funciona al comenzar el alquiler, es preferible dejarlo expresamente indicado en lugar de descubrir el problema días después sin ninguna referencia en el documento inicial.
Lo mismo puede aplicarse al horno, vitrocerámica, lavavajillas, frigorífico, microondas, aire acondicionado o cualquier otro aparato incluido en el alquiler.
Anota las lecturas de los contadores
El momento de entrada también es adecuado para registrar las lecturas disponibles de los suministros.
Puede anotarse la lectura de los contadores de electricidad, agua o gas que correspondan a la vivienda. Una fotografía del contador junto con la lectura escrita facilita posteriormente comprobar desde qué consumo empieza a corresponder cada factura.
Esto resulta especialmente útil cuando se realiza un cambio de titular de los suministros o cuando propietario e inquilino tienen que determinar qué consumos corresponden a cada uno.
El inventario debería indicar la fecha en la que se realizó la lectura.
Incluye todas las llaves que se entregan
Las llaves también forman parte de la entrega inicial de la vivienda y conviene documentarlas.
No basta necesariamente con indicar “se entregan las llaves”. Es preferible especificar cuántas unidades se reciben y para qué sirve cada una.
Por ejemplo, pueden entregarse dos juegos de llaves de la puerta principal, una llave del portal, dos llaves del buzón, un mando del garaje y una llave del trastero.
Esto permite comprobar posteriormente qué elementos deben devolverse cuando finalice el contrato.
También resulta útil anotar otros dispositivos de acceso, como tarjetas, mandos de garaje o llaves electrónicas.
¿Qué ocurre con los muebles que ya están deteriorados?
El desgaste previo debería quedar indicado en el inventario.
El Código Civil establece que el inquilino debe devolver la vivienda tal y como la recibió, pero exceptúa aquello que se haya deteriorado por el paso del tiempo o por una causa inevitable.
Por eso es importante diferenciar entre un elemento nuevo entregado en perfecto estado y uno que ya tenía varios años de uso o presentaba daños.
Si una mesa ya tenía numerosos arañazos al comenzar el alquiler, dejarlo reflejado puede evitar que posteriormente esos mismos arañazos se atribuyan al inquilino.
Del mismo modo, al propietario le interesa documentar que un determinado elemento estaba en buen estado si quiere poder acreditar posteriormente que sufrió un deterioro durante el alquiler.
¿Cómo se anexa el inventario al contrato?
Una fórmula sencilla consiste en identificarlo como anexo al contrato de arrendamiento.
Por ejemplo, puede titularse “Anexo I. Inventario y estado de la vivienda” e indicar que forma parte del contrato firmado en una fecha determinada.
El documento debería identificar la vivienda y a las partes para evitar que pueda confundirse con otro alquiler.
Es recomendable que propietario e inquilino firmen el inventario. Si tiene varias páginas, también puede resultar práctico rubricarlas o utilizar un sistema de firma electrónica que permita identificar el documento completo aceptado.
Si existe un segundo anexo exclusivamente fotográfico, debería quedar mencionado expresamente en el inventario.
La finalidad es que no haya dudas posteriores sobre qué versión fue la aceptada al comenzar el alquiler.
¿Qué hacer si detectas un desperfecto después de firmar?
Puede ocurrir que durante la primera revisión no se detecte algún problema. Por ejemplo, una persiana puede parecer que funciona correctamente y descubrirse al día siguiente que se atasca, o una lavadora puede presentar un fallo que no era visible durante la entrega.
En esos casos es recomendable comunicarlo al propietario tan pronto como se detecte, describir el problema y conservar constancia de esa comunicación.
Si ambas partes están de acuerdo, el inventario puede complementarse o dejarse constancia por escrito de que el desperfecto ya existía al comienzo del alquiler.
Esperar varios meses para comunicar un problema que supuestamente estaba presente desde el primer día puede hacer más difícil determinar cuándo se produjo.
¿Qué pasa si el inquilino no está de acuerdo con el inventario?
No debería firmar como correcta una descripción que no coincide con el estado real de la vivienda.
Si el documento dice que todos los muebles están en perfecto estado y el inquilino observa daños, debería pedir que se modifique antes de firmarlo.
También puede proponer que se añadan fotografías o comentarios concretos.
El objetivo de un inventario no debería ser favorecer únicamente a una de las partes, sino reflejar de la forma más objetiva posible qué se entrega al comienzo del alquiler.
¿Qué ocurre si no existe inventario?
La ausencia de inventario no invalida por sí misma el contrato de alquiler.
Sin embargo, puede hacer más difícil demostrar posteriormente qué elementos había en la vivienda o cuál era su estado inicial.
Además, el Código Civil establece que, si no se expresó el estado de la finca en el momento de alquilarla, se presume que el arrendatario la recibió en buen estado, salvo que pueda probarse lo contrario.
Esto convierte las fotografías, comunicaciones, documentos de entrega y cualquier otra prueba sobre el estado inicial en elementos especialmente relevantes cuando no existe un inventario firmado.
¿Hay que hacer otro inventario cuando termina el alquiler?
No es obligatorio elaborar un documento idéntico, pero resulta muy útil realizar una revisión final de la vivienda al entregar las llaves.
Puede utilizarse el inventario inicial como referencia para comprobar qué elementos siguen en el inmueble y cuál es su estado.
También conviene volver a fotografiar las estancias, registrar las lecturas finales de los contadores y dejar constancia del número de llaves entregadas.
De esta forma se dispone de una comparación entre el momento de entrada y el de salida.
Esta revisión puede tener importancia si posteriormente existe una discrepancia sobre daños o sobre la devolución de la fianza del alquiler, pero el inventario no debería elaborarse únicamente pensando en la fianza: su principal utilidad es dejar documentado correctamente qué se ha entregado y en qué condiciones.
Errores que conviene evitar al hacer el inventario
Uno de los errores más frecuentes es utilizar descripciones demasiado genéricas. Expresiones como “todo en buen estado” sirven de poco si existen muebles usados, marcas en paredes o pequeños desperfectos.
Otro problema es hacer muchas fotografías sin ordenarlas ni relacionarlas con el inventario. Dentro de varios años puede resultar difícil recordar qué pretendía mostrar cada imagen.
También conviene evitar firmar el documento antes de revisar realmente la vivienda. El inventario debería reflejar el estado existente en el momento de la entrega, no simplemente una lista preparada con anterioridad.
Por último, es importante conservar tanto el contrato como el inventario y las fotografías durante toda la duración del alquiler.
Un buen inventario protege tanto al propietario como al inquilino
El inventario inicial no sustituye al contrato de arrendamiento ni existe un modelo oficial que haya que seguir obligatoriamente. Su utilidad está en documentar de manera clara qué elementos se entregaron con la vivienda y cuál era su estado.
Para que resulte útil conviene identificar los muebles y electrodomésticos importantes, señalar los desperfectos existentes, realizar fotografías organizadas, registrar los contadores y dejar constancia de las llaves entregadas.
Además, es recomendable que el inventario esté fechado, relacionado expresamente con el contrato y aceptado por ambas partes.
Documentar todo correctamente al principio requiere algo más de tiempo, pero puede evitar muchos problemas cuando llegue el momento de finalizar el alquiler.
A la hora de entrar en una nueva vivienda también conviene calcular todos los gastos iniciales y reservar un margen para imprevistos. Si necesitas afrontar un gasto puntual, puedes consultar las condiciones de los préstamos rápidos de Dineo y valorar responsablemente si esta opción se adapta a tu situación económica y a tu capacidad de devolución.
