La firma digital: qué es y cómo conseguirla

¿Sabías que la firma electrónica se ha convertido en una de las herramientas online más importantes en los últimos años? Gracias a ella se pueden realizar numerosas gestiones y trámites burocráticos, ¡sin la necesidad de salir de casa! Pero, ¿sabemos qué es y cómo conseguirla? 

¿Qué es la firma digital?

El Gobierno, a través de su portal especifico, define la firma digital como “un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico”. Por lo tanto podríamos definirlo como una herramienta electrónica que permite identificar a la persona que está firmando. Hasta aquí sencillo, ¿verdad?

Además, la firma digital es única y exclusiva de cada persona, por lo que nadie, salvo el propietario de la misma, puede hacer uso de ella, garantizando la validez del documento firmado. Toda esta información queda recogida en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, que recoge la base legal de la firma digital y todo lo que implica.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

Resulta curioso el proceso completo de la firma electrónica pero, por supuesto, ¡vamos a explicártelo! No se trata de dibujar nuestra firma manuscrita en un documento para mostrar nuestro consentimiento, sino que conlleva un procedimiento detrás que vamos a explicarte:

1. Debemos contar con un archivo digital (PDF, hoja de cálculo, imagen o formulario).
2. La persona que quiere firmar tendrá que tener activado el DNI electrónico (Esto se puede hacer en cualquier oficina de Policía que expida DNI. Simplemente tendremos que llevar nuestro DNI y usar las máquinas especificas para ello). El DNI electrónico será lo que usemos para firmar digitalmente a través de un certificado.
3. Debemos contar con un lector de DNIs para conectarlo al ordenador y poder firmar con nuestro DNI.
4. Para firmar un documento, debemos contar con una aplicación que «lea» la información del lector de DNI y genere un certificado en el documento que nos interese.
5. Al firmar, la aplicación nos pedirá una contraseña. Esta contraseña es la que hemos creado en las oficinas de la Policía. Si se nos olvida, también tendremos que ir a cualquier oficina de Policía que expida DNIs para tenerla.
6. Una vez introduzcamos la contraseña, la aplicación firmará el documento y nos pedirá que guardemos el firmado. Este será el documento final en el que se ha introducido el certificado de la firma.

Si preferimos ver el proceso de forma gráfica y resumido, sería algo así:

Seguramente os han surgido nuevas dudas con el procedimiento que se realiza para firmar electrónicamente un documento y que ni siquiera la imagen aclara: ¿qué es ese certificado?, ¿qué aplicación se utiliza para generar el resumen y, por tanto, firmarlo? 

¿Cómo conseguir la firma digital?

Conocemos qué es la firma digital y el proceso que realiza para firmar digitalmente cualquier documento. Ahora bien, para poder hacer uso de esta, como ya te hemos contado, es necesario contar con un Certificado Digital o un DNI electrónico y una aplicación especifica de firmas digitales.

Certificado digital y DNI electrónico

Tanto el certificado digital como el DNI electrónico son la base de la firma electrónica y sin estos no se puede llegar a firmar digitalmente ningún documento. Ambos contienen unas claves criptográficas que validan y certifican, de manera inequívoca, que la firma se corresponde con una persona o entidad concreta. 

Entre los datos que constan en estos documentos están: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expedición y el organismo que lo expide. También se encuentran firmados por la Autoridad de Certificación, dando fe que los datos y la firma se corresponden con un usuario concreto.

Para obtener un certificado digital o electrónico es necesario solicitarlo a las Autoridades de Certificación. Como te comentábamos la Policía es una de ellas, de todos modos, en este portal del ministerio podrás encontrar a todas aquellas autoridades que se encuentran cualificadas para realizar dicho trámite. Ellos serán los que expliquen los requisitos necesarios para obtenerlo o para renovarlo.

Aplicación de la firma digital

Se trata de una aplicación gratuita que pertenece al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Se llama Autofirma. Es una aplicación que permite la firma y su verificación de manera electrónica de cualquier documento como words, PDFs, hojas de cálculo, etc.

Por otro lado, si lo que se firma es un formulario web o la presentación de un documento oficial a través de las sedes web de los ministerios, haremos uso de VALIDe. Esta aplicación no es necesario descargarla en nuestro ordenador y también nos permitirá validar nuestros certificados digitales.

¿Para qué utilizo la firma digital?

Al margen de las tres principales características que hemos mencionado con anterioridad: identificación del usuario, integridad del documento y no repudio (renuncia); la firma digital cuenta con multitud de aplicaciones prácticas que mejoran nuestra vida cotidiana.

• Realizar la Declaración de la Renta a través de internet.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Peticiones de información personal como la vida laboral.
• Firma de correos electrónicos.
• Firma de facturas electrónicas para autónomos y empresas.

En definitiva, la firma electrónica nos aporta comodidad con muchos de los trámites y papeles burocráticos que realizamos en nuestro día a día. Obtenerla resulta muy sencillo y simplificará todas esas tareas que antes requerían de firma manuscrita y hoy en día tan solo precisan de un clic.